Jumat, 09 Maret 2012

Sinkronisasi Dokumen dari Komputer (Microsoft Office) ke Google Docs

Sering ketika kita melakukan pekerjaan kantoran (mengetik, membuat excel, presentasi, bermain zuma *ups *yang terakhir bukan) kita sangat mengandalkan penyimpanan di komputer, laptop, flashdisk, dll. Dan ketika saat itu juga penyimpanan yang kita miliki itu terserang virus yang membuat file pekerjaan kita tidak bisa diakses bahkan hilang! wow.. rasanya seperti kiamat besar saja.



Tapi, tahukah anda bahwa kejadian seperti itu merupakan kejadian yang biasa di jaman jurassic (jaman baheula yang terlalu lama hingga tak terhitung jari), soalnya untuk jaman kemajuan teknologi informasi sekarang ini sudah masanya teknologi cloud storage, dimana file kita di save di penyimpanan online (seperti microsoft skydrive, google docs, dll) yang membuat kita bisa mengakses file office kita dimana-mana walaupun kita tidak membawa hardisk, flashdisk, dll. Kita cukup membawa otak kita kemana-mana guna mengingat password untuk masuk account kita.

Untuk yang ingin ane bahas disini menggunakan google cloud connect, ini merupakan add-in untuk microsoft office yang memungkinkan kita melakukan sinkronisasi dari komputer lokal ke account google kita. Caranya cukup mudah, yang jelas hasil yang akan kita dapat bakalan sangat berguna terutama yang sedang mengerjakan tugas akhir, dan harus mengerjakan pekerjaan yang sangat penting dan tidak boleh hilang.

Yang harus disiapkan adalah:


- Komputer atau Laptop ber Windows XP, Vista, atau 7 (yang punya windows 98 bisa numpang tetangga)


- Listrik


- Koneksi Internet


- Google Cloud Connect yang bisa di download di http://tools.google.com/dlpage/cloudconnect

Langkahnya:


1. Buka http://tools.google.com/dlpage/cloudconnect dan download Google Cloud Connect


2. Akan auto instal yang kemudian bakal muncul di Microsoft Office


3. pertama-tama login dulu ke Google Account dengan meng klik login

Capture6.JPG



4. Lakukan Authentication untuk google docs


5. Apabila muncul jendela Blank setelah masuk ke Google Account itu bukan salah ibu mengandung, itu karena untuk melakukan authentication menggunakan Internet Explorer 8 yang terkenal CCD. Triknya yaitu klik kanan pada jendela yang blank lalu klik kanan-properties, block pada Address (URL) seperti memblok teks biasa, tekan CTRL+C. Kemudian buka browser favorit, bisa firefox, chrome, dll, kemudian CTRL+V di address bar, tekan enter. Langsung tekan Grant Access

Capture2.jpg



Capture3.JPGCapture4.JPG

6. Berikut tampilan yang sudah berhasil melakukan authentication. Pada default sync, Automatic artinya setiap melakukan Save pada dokumen maka akan otomatis di upload ke Google Docs, untuk yang manual maksudnya melakukan sinkronisasi setiap menekan tombol Sync.

Capture5.JPG

7. Untuk mengupload file tinggal membuka dokumen, kemudian untuk melakukan sinkronisasi cukup menyimpan dokumen untuk Automatic dan Sync (panah ke atas) untuk manual.

Capture1.JPG

Untuk membuktikan bahwa File sudah ter upload atau belum cukup masuk ke Google Docs dan lihat di list dokumen. dan kita juga bisa mengedit secara online dengan membuka file di list tersebut, dan ketika kita membuka dokumen lewat Microsoft Office ketika kita telah menyimpan perubahan baru pada Dokumen yang on line maka akan otomatis ter update di dokumen yang tadinya offline (apabila menggunakan setting automatic), dan akan muncul tombol Sync (Panah ke bawah) bila menggunakan setting manual.

Notes:


-Aplikasi ini membutuhkan koneksi internet untuk update yang realtime, kalau tidak ada koneksi internet otomatis file tidak akan di sinkronkan.


-Jaga selalu password google account karena hal ini sangat penting mengingat 1 google account memiliki fungsi macam-macam dari youtube, google plus, docs, dll. salah-salah dengan password bocor maka semuanya bisa -kena. untuk optimalisasi password bisa dilihat di post berikutnya saat ane akan mempostingnya dalam waktu dekat.


-Pastikan menginstal Google Cloud Connect karena ini merupakan aplikasi inti

Mudah bukan caranya? ya mungkin butuh waktu untuk pembiasaan, karena kita terbiasa offline dengan menerapkan kinerja cloud storage. mulai detik ini bagi yang membaca blog ini, maka kata-kata dokumen hilang karena komputer lagi di servis, kena virus, flashdisk hilang, dll lenyaplah sudah.


Open your for technology around you

MarketHealth